戸籍、住民票関係の証明が必要な時は

窓口での請求について

戸籍に関する証明

• 日向市に本籍がある(あった)方が請求できます。
• 原則として戸籍に記載されている(いた)人又はその配偶者、直系尊属若しくは直系卑属(父母・祖父母・子・孫など)の方が請求できます。
• 代理人が請求する場合は、本人の委任状(こちら)の提出が必要です。
• 請求には、顔写真付きの本人確認書類(免許証、マイナンバーカード、パスポート等、顔写真が貼付されている官公署発行の身分証明書)の提示が必要です。
• 上記の書類をお持ちでない場合には、窓口職員からご質問をさせていただく場合がございます。窓口でお尋ねください。
• 次のような場合は、第三者であっても請求できます。

　　　1. 自己の権利の行使又は義務の履行のために必要な方

　　　【例】 亡くなった兄弟姉妹の相続人となった方が、兄弟姉妹の戸籍を請求する場合　等

　　　【交付請求書に明らかとすべき事項】

　　　　 (1)権利又は義務が発生する原因となった具体的な事実

　　　 　(2)権利又は義務の内容の概要

　　　 　(3)権利行使又は義務履行と戸籍の記載事項の利用との具体的な関係 

 

　　　2 .国又は地方公共団体の機関に提出する必要がある方

　　　【例】・死亡した兄弟姉妹の財産を相続によって取得し、その相続税の確定申告書の添付書類と

　　　　　　　される死亡した兄弟姉妹が記載されている戸籍謄本を税務署に提出する場合

　　　　　　・死亡した兄弟姉妹の遺産についての遺産分割調停の申し立てを家庭裁判所にする際の添付

　　　　　　　資料として、死亡した兄弟姉妹が記載されている戸籍謄本の家庭裁判所に提出する必要が

　　　　　　　ある場合　等

　　　【交付請求書に明らかとすべき事項】

　　　　 (1)提出先となる国又は地方公共団体の機関の名称

　　　 　(2)(1)で記載した機関への戸籍謄本等の提出を必要とする具体的な理由

 

　　　3 .その他戸籍に記載された事項を利用する正当な理由がある方

　　　【例】 ・成年後見人であった方が、亡くなった成年被後見人の遺品を相続人である遺族に

　　　　　　　渡すため、成年被後見人の戸籍謄本を請求する場合

　　　　　　 ・兄弟姉妹に財産を相続させる旨の公正証書遺言を作成するため、兄弟姉妹の

　　　　　　　戸籍謄本を公証役場に提出する必要がある場合　等

　　　【交付請求書に明らかとすべき事項】

　　　　(1)戸籍の記載事項を利用する具体的な目的

　　　　(2)戸籍の記載事項を利用する具体的な方法

　　　　(3)戸籍の記載事項を利用する必要があることの具体的な事由

　　　　

　　　※第三者による戸籍謄本等の請求にあたり、戸籍に記載された者のプライバシー保護等の

　　　　観点により、本人確認書類のほか、疎明資料等の提出を求める場合がございます。

 

• 身分証明書の請求は、本人が原則です。代理請求の場合は委任状(こちら)の提出が必要です。
• 日向市では戸籍簿が電算化されていますので、従来の戸籍謄(とう)本は「全部事項証明書」、戸籍抄(しょう)本は「個人事項証明書」と表現しています。
• 戸籍の記載には日数を要します。例えば、本籍地が日向市の方が日向市以外の市区町村に戸籍の届出をされた場合、届出を反映した証明が出ない場合があります。最近、戸籍の届出をされた方は、届出の種類、届出年月日、届出先をお知らせください。

住民票の写し

• 日向市に住所がある(あった)方が請求できます。
• 原則として本人又は同世帯員(住民票上)の方が請求できます。
• 請求には、顔写真付きの本人確認書類(免許証、マイナンバーカード、パスポート等、顔写真が貼付されている官公署発行の身分証明書)の提示が必要です。
• 上記の書類をお持ちでない場合には、窓口職員からご質問をさせていただく場合がございます。窓口でお尋ねください。
• 代理人が請求する場合は、本人の委任状(こちら)の提出が必要です。
• 第三者による請求の場合は、詳細な請求理由の記載や疎明資料の提示を求める場合もあります。
• 住所が日向市外にある方の住民票の写しは、本籍の記載をすることができません。また、請求にあたっては、現在の住民登録地の住所が記載された運転免許証、マイナンバーカード、住民基本台帳カードなど、官公庁が発行した顔写真付きの証明証が必要です。
• 日向市では、住民票の様式が世帯を単位とする世帯票様式と、個人を単位とする個人票様式の2種類あります。世帯票様式の住民票は、プライバシー保護に配慮し、住所や氏名の履歴が出ないものとなっています。住所変更などの履歴や、死亡・転出などで削除された人の記載が必要な場合は、個人票様式の住民票または改製原住民票を交付しますので、相談してください。

郵便での請求について

遠隔地にお住まいの方、直接窓口に取りに行くことのできない方は、以下の証明を郵便で請求することができます。

戸籍に関する証明

郵便で戸籍謄・抄本等を取り寄せるには、次の(1)～(4)を同封して各市区町村役場へ郵送してください。

(1)　手数料

• 定額小為替(郵便局窓口取り扱い)または現金書留にて、必要な手数料(こちら)をお送りください。できる限りお釣りの無いようにお願いします。
• 切手、印紙では受付いたしません。
• 定額小為替には何も記入しないでください。

(2)　本人確認書類の写し

• 請求者本人を確認できる書類(運転免許証、マイナンバーカード、住民基本台帳カード、健康保険証など)で現住所の記載があるものの写し。 

(3)　返信用封筒

• 封筒の表に、あなたの郵便番号、現住所(アパートの号棟まで詳しく)、氏名を書き、切手を料金分貼付してください。
• 請求内容によっては証明書が数枚にわたる場合がありますので、貼付する切手にご注意ください。不足分の料金については、受取人払いとなります。
• 原則として(2)に記載された現住所が返送先となります。それ以外を指定することはできません。特別な事情により、返送先が(2)の住所と異なる場合には事前にご相談ください。

(4)　申請書

• 以下の内容を便箋などに記入し送付してください。こちらからダウンロードしてご利用いただくか、もよりの市区町村役場のものをご利用いただいてもかまいません。

  [申請書に記入していただくこと]

  • 請求者の現住所、氏名、押印、生年月日、筆頭者との続柄、昼間連絡のつく電話番号(勤務先等、携帯でも可)
  • 本籍(番地までお書きください)
  • 筆頭者の氏名(戸籍のはじめに書かれている方)
  • 必要とする証明及び必要枚数、個人事項証明(抄本)および身分証明書を請求する場合は必要な方の氏名
  • 請求理由(できるだけ具体的にお書きください)

注意事項

• 日向市に本籍がある(あった)方が請求できます。
• 原則として戸籍に記載されている(いた)人又はその配偶者、直系尊属若しくは直系卑属(父母・祖父母・子・孫など)が請求できます。
• 代理人が請求する場合は、本人の委任状(こちら)の提出が必要です。
• 第三者が請求する場合は、詳細な請求理由を記載や疎明資料の提示を求める場合もあります。
• 身分証明書の請求は、本人が原則です。代理請求の場合は委任状等の提出が必要です。
• 日向市では戸籍簿が電算化されていますので、従来の戸籍謄(とう)本は「全部事項証明書」、戸籍抄(しょう)本は「個人事項証明書」と表現しています。

住民票の写し

(1)　手数料

• 定額小為替(郵便局窓口取り扱い)または現金書留にて、必要な手数料(こちら)をお送りください。できる限りお釣りの無いようにお願いします。
• 定額小為替には何も記入しないでください。
• 切手、印紙は換金できないので受付いたしません。
• 小為替取扱い時間については、お近くの郵便局にお問い合わせください。

(2)　本人確認書類の写し

• 請求者本人を確認できる書類(運転免許証、マイナンバーカード、住民基本台帳カード、健康保険証など)で現住所の記載があるものの写し。

(3)　返信用封筒

• 封筒の表に、あなたの郵便番号、現住所(アパートの号棟まで詳しく)、氏名を書き、切手を料金分貼付してください。
• 請求内容によっては証明書が数枚にわたる場合がありますので、貼付する切手にご注意ください。不足分の料金については、受取人払いとなります。
• 原則として(2)に記載された現住所が返送先となります。それ以外を指定することはできません。特別な事情により、返送先が(2)の住所と異なる場合には事前にご相談ください。

(4)　申請書

• 以下の内容を便箋などに記入し送付してください。こちらからダウンロードしてご利用いただくか、もよりの市区町村役場のものをご利用いただいてもかまいません。

  [申請書に記入していただくこと]

  • 請求者の現住所、氏名、押印、生年月日、昼間連絡のつく電話番号(勤務先等、携帯でも可)
  • 住所
  • 世帯主
  • 世帯一部、除かれた住民票の写しの場合は必要な方の名前
  • 必要枚数
  • 本籍、続柄の記載の有無
  • 請求理由(出来るだけ具体的にお書きください)

注意事項

• 日向市に住所がある(あった)方が請求できます。
• 原則として本人又は同世帯員(住民票上)の方が請求できます。
• 代理人が請求する場合は、本人の委任状(こちら)の提出が必要です。
• 第三者が請求する場合は、詳細な請求理由の記載や疎明資料の提示を求める場合もあります。
• 平成25年1月4日より、住民票の様式が世帯を単位とする世帯票様式と、個人を単位とする個人票様式の2種類になりました。世帯票様式の住民票は、プライバシー保護に配慮し、住所や氏名の履歴が出ないものとなっています。住所変更などの履歴や、死亡・転出などで削除された人の記載が必要な場合は、個人票様式の住民票または改製原住民票(以前の住民票)を交付しますので、相談してください。
• 平成25年3月1日から住民票の写しや戸籍謄本などが不正に取得されることを防止し、個人情報を保護するために本人への通知制度を開始します。
  この制度は、住民票の写しや戸籍謄(抄)本などを、本人(請求権のある家族を含む)以外の者から請求があったもののうち、不正な目的で利用されたことが明らかになった場合に、市から本人に通知するものです。詳しくはこちら。