日向市の個人情報保護制度

個人情報保護制度とは

　日向市では、市が保有する個人情報を保護するために、個人情報の保護に関する法律および個人情報保護法施行条例(議会においては、日向市議会の個人情報の保護に関する条例)に基づいて、個人情報を取り扱っています。

 

　また、自分自身の個人情報の開示・訂正・利用停止を請求することもできます。

個人情報とは

　「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、(1)当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの、または(2)個人識別符号が含まれるものをいいます。

　例えば、日向太郎といった「氏名」、日向市本町10番5号日向太郎といった氏名を組み合わせた場合の「住所」は、(1)に該当するため、個人情報とされます。

　

　また、「個人識別符号」とは、顔認識データ、指紋認識データ、旅券番号、運転免許所番号、マイナンバー(個人番号)などをいいます。

個人情報の取扱いの原則

(1) 保有するときの原則

利用目的をできる限り特定するとともに、利用目的の達成の範囲を超えて保有しません。

(2) 取得するときの原則

本人から直接個人情報を取得するときは、本人に対し利用目的を明示します。

適法かつ適正な方法により取得します。

(3)　管理するときの原則

利用目的の達成に必要な範囲内で、過去又は現在の事実と合致するように努めます。

漏えい、滅失、毀損などの防止のために必要な措置を講じます。

これらの事態が生じた場合は、個人情報保護委員会に報告します。

(4)　利用・提供するときの原則

法令に定めがある場合などを除き、利用目的以外の目的のために、実施機関の内部で利用したり、外部に提供したりしません。

個人情報ファイル

(1)　個人情報ファイルとは

一定の事務の目的を達成するために、個人情報を容易に検索することができるよう、内容や配列などを体系的にまとめて記録したファイルのことをいいます。

具体的には、電算処理に係るデータベースや、一定の様式で作成されている台帳、リスト、カード、名簿などが該当します。

(2)　個人情報ファイル簿の公表

個人情報ファイルについて、1,000人を超えるものについては、名称、利用目的、記録項目、収集方法などを記載した個人情報ファイル簿を作成しています。個人情報ファイル簿は、市役所本庁舎2階の市民情報室にも備え付けており、閲覧ができます。

自己の個人情報について請求できる権利

(1)　開示請求権

実施機関が保有する公文書に記録されている自分の個人情報について、開示を請求することができます。ただし、請求者以外の個人情報が記載されている場合など、開示できないこともあります。

 

※ここでの実施機関とは、市長(上下水道局、書房本部を含む。)、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会および議長をいいます。

(2)　訂正請求権

開示を受けた自己の個人情報について、事実に誤りがあるときは、その訂正、追加又は削除を請求することができます。

(3)　利用停止請求権

開示を受けた自己の個人情報について、一定の事由が認められるときは、必要な限度で、その利用の停止若しくは消去又は提供の停止を請求することができます。

開示請求などの手続

様式

各種様式および委任状ダウンロード先

(1)　請求の方法

本人または代理人による請求が可能です。各種請求書の説明事項に従って必要事項を記入し、必要な書類を添付した上で、総務課(議長に対する請求の場合は、議会事務局)に、持参または郵送してください。ファクシミリ又は電子メールによる請求は、認めていません。

 

(2)　決定の手続

ア　開示決定などの手続

開示請求があったときは、請求のあった日から14日以内に開示するかどうかの決定を行い、書面によりお知らせします。ただし、やむを得ない理由があるときは、30日を限度として決定期間を延長することがあります。

イ　訂正決定などの手続

訂正請求があったときは、請求のあった日から30日以内に訂正するかどうかの決定を行い、書面によりお知らせします。ただし、やむを得ない理由があるときは、30日を限度として決定期間を延長することがあります。

ウ　利用停止決定などの手続

利用停止請求があったときは、請求のあった日から30日以内に利用停止するかどうかの決定を行い、書面によりお知らせします。ただし、やむを得ない理由があるときは、30日を限度として決定期間を延長することがあります。

(4)　費用の負担

開示・訂正・利用停止の請求に係る手数料は無料です。ただし、個人情報の写しの交付を受ける場合は、写しの作成に要する費用を負担していただきます。また、送付を希望する場合は、送付に要する費用を負担していただきます。

決定に対する審査請求

開示決定などの決定に不服がある場合は、行政不服審査法により審査請求ができます。

日向市個人情報保護審議会

日向市は、個人情報の適正な取扱いを確保するため、個人情報保護審議会を設置しています。

 

実施機関は、次の場合に、特に必要であると認めるときは、個人情報保護審議会に諮問することができます。
(1)　この条例の規定を改正し、又は廃止しようとする場合
(2)　個人情報の保護に関する法第66条第1項の規定に基づき講ずる措置の基準を定めようとする場合
(3)　前2号の場合のほか、実施機関における個人情報の取扱いに関する運用上の細則を定めようとする場合

保有個人情報開示請求書 (Word/21キロバイト)