○日向市文書取扱規程

平成19年9月25日

訓令(甲)第33号

日向市文書取扱規程(昭和40年日向市訓令第7号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 文書の収受及び処理(第10条―第15条)

第3章 文書の起案及び決裁(第16条―第30条)

第4章 文書の施行(第31条―第37条)

第5章 文書の保管、保存及び廃棄(第38条―第46条)

第6章 補則(第47条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、本市における文書事務の処理を適正かつ能率的に行うため、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 日向市情報公開条例(平成12年日向市条例第46号)第2条第2号に定める公文書をいう。ただし、次に掲げるものを除く。

 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの

 歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの

(2) 文書管理システム 公文書の管理を行うために電子計算組織を利用して行う業務処理の体系をいう。

(3) 電子文書 文書のうち、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)によるものをいう。

(4) 紙文書 文書のうち、電子文書を除いたものをいう。

(5) 電子署名 電子文書について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該電子文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該電子文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(6) 総合行政ネットワーク 通信回線等により地方公共団体を相互に接続する行政専用のネットワークをいう。

(7) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電子文書をいう。

(8) 起案文書 市長、副市長、部長、課長その他上司の決裁を求めるために起案した文書をいう。

(9) 庁内文書 所属の機関相互において、収受又は発送される文書をいう。

(10) 庁外文書 庁内文書以外の文書をいう。

(11) ファイル基準表 課において保管している文書について、当該文書の分類、処理方法、保存年限等の基準を定めた一覧表のことをいう。

(12) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。

(13) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。

(14) 保管文書 完結文書で、保存のため総務課に引き継ぐまでの間(完結した年度の翌年度1年)担当課において保管する文書をいう。

(15) 保存文書 担当課から保管文書の引継ぎを受けて、総務課が一定の期間保存する文書をいう。

(16) 書庫 総務課長が管理する文書の収蔵庫をいう。

(17) 部 日向市部設置条例(平成17年日向市条例第99号)第2条に規定する部、東郷総合支所及び消防本部をいう。

(19) 部長 部の長をいう。

(20) 課長 課の長をいう。

(文書の処理及び取扱いの原則)

第3条 文書に関する事務処理は、原則として文書管理システムによって行うものとする。

2 文書の処理は、確実かつ迅速に行わなければならない。

3 文書は、丁寧に取り扱うとともに、これを保管する場合には、常にその所在を明確にしておかなければならない。

(総務課長の職務)

第4条 総務課長は、この訓令に基づいて文書事務を統括する。

(課長の職務)

第5条 課長は、常に職員をして文書及び文書の取扱いについて習熟させ、随時、文書の処理状況を調査して、文書事務が確実かつ迅速に行われるよう努めなければならない。

(文書取扱責任者等)

第6条 課に文書取扱責任者及び文書整理担当者を置く。

2 文書取扱責任者は課の庶務担当係長をもって充て、文書整理担当者は課長が指名する。

3 文書取扱責任者は、文書整理担当者を指揮監督し、課内の文書事務の適正な管理及び運営に努めなければならない。

4 文書整理担当者は、文書取扱責任者の指示を受けて、文書の受領、文書の進行管理、発送の手続、整理、保管等文書事務の一切を処理する。

(文書処理に必要な帳簿等)

第7条 文書処理のため作成する帳簿等は、次のとおりとする。

(1) 総務課に備えるもの

 例規文書番号簿(様式第1号)

 特殊文書受付簿(様式第2号)

 郵便切手受払簿(様式第3号)

 料金後納郵便差出票(様式第4号)

 ゆうメール特別(承認)後納郵便物差出票(様式第4号の2)

 料金後納郵便差出票(臨時)(様式第5号)

(2) 各課に備えるもの

 受付印(様式第6号)

 供覧印(様式第7号)

 文書整理簿(様式第8号)

(文書の種類)

第8条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 例規文書 法規文書、公示文書及び令達文書をいう。

 法規文書

(ア) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき、議会の議決を経て制定するもの

(イ) 規則 法第15条の規定に基づき市長が制定するもの

 公示文書

(ア) 告示 法令等の規定に基づいて公示すべき事項又はその権限に基づいて処分若しくは決定をした事項その他特に重要な事項について、広く一般に知らせるために公示するもの

(イ) 公告 告示以外で一定の事項を広く一般に公示するもの

 令達文書

(ア) 訓令 所属機関又は所属職員に対し、職務上発する命令で公示するもの

(イ) 達 特定の個人又は団体に対し、命令するもの

(ウ) 指令 申請に基づいて特定の個人又は団体に対し、命令するもの

(2) 一般文書 例規文書以外の文書をいう。

(文書の記号及び番号)

第9条 文書には、別表1に掲げる記号を記載し、及び次に定めるところにより番号を記載しなければならない。

(1) 例規文書には、例規文書番号簿により、暦年ごとに一連番号を記載すること。

(2) 一般文書には、会計年度ごとに収受又は発送のいずれか早い施行の文書を起番として一連番号を記載すること。ただし、当該文書による事案が完結するまでは同一番号を用い、これに関する収受又は発送文書は、それぞれ枝番号を用いて処理するものとする。

2 文書が収受された文書に基づかず、自らの起案による発送文書にあっては、前項の記号の前に「発」を記載するものとする。

第2章 文書の収受及び処理

(到達文書の取扱い)

第10条 本市に到達した文書は、総務課において受領し、次により処理しなければならない。

(1) 市長、副市長及び市あての文書並びに封筒に記載されたあて先のみによっては配布先が分からない文書は、これを開封し、担当課に配布すること。

(2) 前号に該当しない文書又は親展、機密等の表示のある封書は、これを開封せず、担当課に配布すること。

(3) 書留、内容証明、配達証明及び荷物(明らかに私信又は私物と認められるものを除く。)により到達した文書は、特殊文書受付簿に次に掲げる事項を記入後、担当課の文書整理担当者あて通知し、受領印を押印のうえ配布すること。

 到達年月日及び時刻

 発信者の住所及び氏名

 文書の区分及び番号

(4) 不服申立て、訴願、訴訟又は債権差押えに関する文書その他文書到達の日時が行為の効力に関係があるものは、到達時刻を明記し、前号により処理すること。

(5) 2課以上に関連する文書は、その内容が最も関係の深い課に配布するものとし、その担当課を定めがたいとき又は配布を受けた課からその文書の所管について異議の申出があったときは、総務課長の指示を受けること。

(休日等における文書等の受領)

第11条 休日及び勤務時間外に到達した文書は、守衛において受領するものとする。

2 守衛が受領した文書は、その勤務の終了後、総務課又は次の守衛に引き継がなければならない。

(料金未納郵便物の取扱い)

第12条 料金の未納又は不足の郵便物が到達したときは、発信者が官公署であるもの又は公務に関するものと認められるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。

(配布文書の処理)

第13条 第10条の規定により配布を受けた文書(以下「配布文書」という。)は、文書整理担当者において受付印及び供覧印を当該文書の余白に押印するとともに、文書管理システムによって処理し、収受するものとする。ただし、配布文書のうち保存を要しない軽易なものにあっては、受付印のみ押印して文書番号を省略することができる。

2 文書取扱責任者は、前項の規定により収受した文書(以下「収受文書」という。)を主務係長に伝達するものとする。

3 主務係長は、供覧の後、事案に応じ、起案のとき添付することが必要な文書にあっては起案のときまで保管し、その他の文書にあっては速やかに文書整理担当者に引き継ぐものとする。

4 文書整理担当者は、前項の規定により引継ぎを受けた文書を第39条の規定により保管するものとする。

5 文書整理担当者は、常に課内の文書の処理状況の把握に努めなければならない。

6 配布文書のうち、その所管でないと認められるものは、文書取扱責任者において直ちに総務課に回付しなければならない。

(他課に関係ある文書)

第14条 他課に関係のある重要な文書は、文書取扱責任者においてその写しを作成し、関係課に配布するものとする。

(通信回線等の利用による収受)

第15条 通信回線等を利用して電子文書を各課が受信した場合において、当該電子文書のうちに文書取扱責任者が職務上必要と認めるものがあるときは、これを速やかに紙文書に出力し、当該文書について第13条の規定の例により収受の処理を行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書を電子文書取扱主任(総合行政ネットワーク文書の受信及び送信並びに電子署名に関する事務に従事する者として総合政策課長が指名する者をいう。以下同じ。)が受信した場合については、当該電子文書取扱主任は、次に定める処理を行うものとする。

(1) 総合行政ネットワーク文書に電子署名が付与されているかを確認すること。

(2) 前号の規定により確認を行った当該総合行政ネットワーク文書を速やかに紙文書に出力し、当該文書の担当課に配布すること。

3 前項第2号の規定により文書の配布を受けた担当課の文書整理担当者は、当該文書について第13条の規定の例により収受の処理を行うものとする。

4 第2項に定めるもののほか、総合行政ネットワーク文書を電子文書取扱主任が受信した場合の処理については、総合政策課長が別に定める。

第3章 文書の起案及び決裁

(起案)

第16条 起案は、文書管理システムによって処理し、次に掲げるところによらなければならない。ただし、収入支出等経理に関するもの又は請負契約等別に定めのあるものは、この限りでない。

(1) 文書は、事件ごとに起案すること。ただし、二つ以上の事件で相互に関連のあるものは、これらを一つの事件とみなし、一つの起案により処理することができる。

(2) 文体、用語、用字、配字等については、文書の書式及び文例並びに公用文作成の手引(平成9年制定)によること。

(3) 文書分類、取扱区分、決裁区分、保存年限及び起案年月日を記載すること。

(4) 起案文書には、件名を標記し、定例又は軽易な文書を除き、起案の理由又は要旨を記載し、本文は簡明に、内容が複雑なときは、できるだけ箇条書きにすること。

(5) 必要に応じて、関係法規その他参考資料を添付すること。

(6) 発送文書中特に日付を指定しようとするときは、その日付を起案文書に明示すること。

(7) 起案文書は、課長の決裁を受ける前に文書取扱責任者の審査を受けること。

(文書の左横書き)

第17条 文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(1) 法令の規定により書式が縦書きと定められているもの

(2) 他の官公署において書式が縦書きと定められているもの

(3) 賞状、表彰状、感謝状、式辞、祝辞、弔辞その他これらに類するもので縦書きが適当と認められるもの

(文書の敬称)

第18条 文書に用いる敬称は、原則として「様」とする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(1) 国又は他の公共団体で定めている様式で、これによらなければならないもの

(2) 「御中」、「各位」又は「先生」を用いるのが適当なもの

(3) 賞状、表彰状、感謝状等で「君」又は「さん」を用いるのが適当なもの

(4) 原則として敬称を省略するもの

(5) 前各号に掲げるもののほか、総務課長が認めるもの

(決裁区分)

第19条 決裁区分の表示は、日向市事務決裁規程(平成18年日向市訓令(甲)第22号。以下「決裁規程」という。)の定めるところにより、次によるものとする。この場合において、押印を必要としない欄は、斜線等で消すものとする。

(1) 市長の決裁を受けるもの 市長決裁

(2) 副市長の決裁を受けるもの 副市長決裁

(3) 部長の決裁を受けるもの 部長決裁

(4) 課長の決裁を受けるもの 課長決裁

(取扱区分)

第20条 取扱区分の表示は、次に定めるところによるものとする。

(1) 普通であるもの 普通

(2) 急を要するもの 至急

(3) 重要なもの 重要

(4) 例規となるもの 例規

(5) 秘密に属するもの 秘

(回議及び決裁)

第21条 起案文書は、決裁規程の定めるところにより、上司の決裁を受けなければならない。

2 前項の規定により決裁を受ける場合の回議の順序は、関係課員、主務係長、課長補佐、主幹、課長、部長、副市長、市長の順とする。ただし、課長補佐を2人以上置く課にあっては、課長の指示する方法により回議する。

(文書の認印)

第22条 文書の認印又は署名は、決裁伺書又は当該文書の所定欄にしなければならない。

(後閲)

第23条 上司の不在により代理処理した起案文書のうち重要なもの又は異例に属するものは、「後閲」と記載し、その上司が登庁後遅滞なく供覧しなければならない。

(起案文書の持回り)

第24条 起案文書のうち、急を要するもの、説明を要する重要なもの、異例に属するもの又は秘密に属するものは、課長又はその事案について十分説明することができる職員がこれを持ち回らなければならない。

(合議)

第25条 起案の内容が他の部又は課に関係がある場合は、次に定めるところに従い、当該起案文書を関係の部又は課に合議しなければならない。

(1) 同一部内の他の課に合議する場合には、まず担当課長までの回議又は決裁を済ませてから、他の関係課へ回付すること。

(2) 他の部に合議する場合は、担当部長(事案の内容によっては、担当課長)までの回議又は決裁を済ませてから、他の関係部に回付すること。

(3) 総務部長の合議を必要とするものは、総務部長の合議が最後になるように合議するものとする。

2 合議を受けた部及び課における合議の順序は、回議の例によるものとする。ただし、担当以外の課員、係長、課長補佐及び主幹への合議は、原則として要しない。

(合議の調整)

第26条 起案文書を合議する場合は、当該事案に最も関係のある部又は課に合議するものとし、不必要な合議をすることのないように努めなければならない。

(事前の協議)

第27条 他の課の所掌事務に関係する事案について、第25条の合議にかえてあらかじめ関係課と協議し、又は文書の写しを送付して意見を求め、意見の調整を行うことができる。

2 前項の規定により意見の調整ができたときは、第25条の合議は省略するものとする。

(合議を受けた起案文書の処理)

第28条 合議を受けた起案文書は、速やかに処理しなければならない。この場合において、処理に日時を要するときは、その理由を担当課に通知しなければならない。

2 合議を受けた場合において、事案に異議があるときは、担当課と協議して調整し、なお、その意見が一致しないときは、修正案又は反対意見をこれに記載し、又は添付して回議するものとする。

(総務課の合議)

第29条 次に掲げる起案文書は、総務課に合議しなければならない。

(1) 条例、規則、訓令等の制定又は改廃に関するもの

(2) 議会に提出する議案、報告等に関するもの(予算案を除く。)

(3) 不服申立て、訴えの提起、和解及び調停に関するもの

(4) 法律上その義務に属する損害賠償に関するもの

(5) 許可、認可又は契約に関するもので重要なもの

(6) 前各号に掲げるもののほか、法規上特に問題となるもの又は市政に重大な影響を及ぼすと認められるもの

(市長又は副市長の決裁手続)

第30条 市長又は副市長の決裁を受ける起案文書の取扱いは、秘書広報課秘書係において行うものとする。ただし、持回りによる起案文書については、この限りでない。

第4章 文書の施行

(文書の施行)

第31条 決裁を受けた文書は、特に指示あるものを除き、直ちに施行しなければならない。

(発送文書の発信者名)

第32条 発送文書の発信者名には、法令等に特別の定めがあるもの又は市長が委任した事項を除き、市長名を用いるものとする。ただし、次の各号に掲げる文書には、当該各号に定める発信者名を用いることができる。

(1) 庁内文書 部長名又は課長名

(2) 庁外文書のうち照会、回答、通知、報告等の文書で軽易なもの 部長名又は課長名

2 発送文書(課長名のものを除く。)は、文書の末尾に「(文書取扱 ○○課)」と記載しなければならない。

(発送文書の処理)

第33条 発送文書は、すべて上司の決裁を受けたものでなければならない。

2 文書整理担当者又は事案担当者は、発送文書を施行するときは、遅滞なく文書管理システムによって処理し、当該文書に記号及び番号を付けなければならない。

3 前項の規定にかかわらず、課長名で発送する特に軽易な文書は、記号及び番号を省略して事務連絡とすることができる。

(公印等)

第34条 発送文書には、公印及び契印を押印しなければならない。この場合において、文書整理担当者又は事案担当者は、発送文書に決裁済みの起案文書を添え、日向市公印規程(昭和40年日向市訓令第2号)第10条の規定により、公印管守者又は公印取扱主任から公印及び契印の使用の許可を受けなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は、公印及び契印を省略することができる。この場合において、公印を省略したときは、原則として当該文書の発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

(1) 庁内文書

(2) 庁外文書で、次に掲げる文書

 同一事案で多数発送する文書で軽易なもの

 公印を押印した文書の送付文書

 ポスター、刊行物、資料等の送付文書

 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡文書

(発送手続)

第35条 発送文書は、担当課において、その文書の封筒にあて先、文書の取扱いの課名、連絡先等を明記し、料金後納郵便差出票を添えて次項に定める曜日の午後2時30分までに総務課に送付しなければならない。ただし、やむを得ないときは、郵便切手を使用して送付することができる。

2 郵送による文書の発送は、月曜日、水曜日及び金曜日に行う。ただし、総務課長が特に必要と認める場合は、この限りでない。

3 第1項の規定により送付を受けた文書は、総務課において次により処理しなければならない。

(1) 郵便によるものは、料金後納扱いとし、料金後納郵便差出票に記入して発送すること。

(2) 郵便切手の請求があったときは、郵便切手受払簿に所要事項を記載させ、管理すること。

4 前3項の規定にかかわらず、文書の発送については、必要があると認めるときは、ファクシミリによる送信又は通信回線等の利用による送信をもってこれに代えることができる。この場合において、総合行政ネットワーク文書を送信するときは、電子文書取扱主任においてこれを行うものとする。

5 前項の場合における送信時の処理については、次条に定めるもののほか、総合政策課長が別に定めるところによる。

(総合行政ネットワーク文書の送信)

第36条 電子文書取扱主任は、前条第4項後段の規定により総合行政ネットワーク文書を送信する場合においては、これに電子署名を付与するものとする。ただし、軽易なものについては、電子署名を付与しないで送信することができる。

2 電子署名の付与に関し必要な事項は、総合政策課長が別に定める。

(庁内文書の発送)

第37条 庁内文書については、第35条の規定にかかわらず、担当課において発送するものとする。

第5章 文書の保管、保存及び廃棄

(文書の保管及び保存の原則)

第38条 文書は、ファイル基準表に基づき常に整然と分類整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

(文書の保管)

第39条 文書は、次の各号の掲げる基準により主管課で保管するものとする。

(1) 第8条第1号に規定する例規文書及び議案、議決書、その他の議会に関する文書は、暦年別に編集すること。

(2) 前号以外の文書は、会計年度別に編集すること。

(3) 完結文書の規格は、原則として日本産業規格A列4版、厚さ8センチメートル以内とし、適宜分冊又は合冊することができる。この場合において、分冊するときは、分冊の表示を、合冊するときは区分紙を用い区分し合冊の表示を、背表紙に記載すること。

(4) 図面、伝票等で編集することができないもの又は困難なものは、規定の箱を用い整理すること。この場合においては、当該箱の表面に名称、主管課名及び年度並びに保存期間を記載すること。

2 完結文書は、ファイル基準表の区分に従い、フォルダー等に収納し、ファイリングキャビネット又は所定の場所に保管しなければならない。

3 未完結文書は、未処理フォルダーに収納し、文書取扱責任者の指示する事務室内の所定の場所に保管しなければならない。

4 文書取扱責任者は、常に課の完結文書の把握に努め、ファイル基準表に登載する等適正に管理しなければならない。

5 総務課長は、必要があると認めるときは、随時に課のファイリングシステムの管理状況を調査することができる。

(保管文書の移換え及び置換え)

第40条 保管文書の移換え及び置換えは、年度別に保存する文書にあっては毎年3月末日までに、歴年別に保存する文書にあっては毎年12月末日までに行わなければならない。

(文書の置換えの方法)

第41条 保管文書のうち、紙文書については、保存年限及び保存満了年月日別にフォルダーごと文書保存箱に収納して置き換えるものとする。

2 保存文書となるものは、文書管理システムによる置き換え処理を行わなければならない。

3 第1項の文書保存箱には、課名、文書名、収納冊数、保存満了年月日及び保存年限を記載しなければならない。

(置換え文書の引継ぎ)

第42条 課長は、前2条の規定により置き換えられた文書について、文書管理システムによるファイル目録を添えて総務課長に引き継がなければならない。

(保存期間)

第43条 文書の保存期間は、次の各号に掲げるとおりとし、その区分標準は、別表2に定めるところによる。

(1) 永年

(2) 10年

(3) 5年

(4) 1、2年

2 前項の保存期間は、当該文書の処理の完結した日の属する会計年度の翌年度の初日から起算する。ただし、第39条第1項第1号に規定する文書は、当該文書の処理の完結した日の属する年の翌年の初日から起算する。

3 課長は、保存期間の変更の必要が生じた場合には、総務課長と協議のうえ保存期間を変更することができる。

4 課長は、前条の規定により文書を整理した場合は、総務課長の許可を得た後、書庫で保存するものとする。

(保存文書の持出し等)

第44条 保存文書の持出し又は閲覧を受けようとする者は、総務課長(本庁以外の書庫に保存してある保存文書にあっては、総務課長が指定する課長をいう。次条において「総務課長等」という。)にその旨を申し出て、その承認を受けなければならない。

(書庫の管理)

第45条 総務課長等は、書庫の整理整頓に努めるものとする。

(文書の廃棄の決定)

第46条 課長は、第42条の規定により総務課長に引き継いだ文書(以下「引継文書」という。)の保存年限が満了し、総務課長からその旨の通知を受けたときは、当該引継文書を速やかに廃棄しなければならない。

2 課長は、引継文書について、保存する必要がなくなったと認めるときは、当該引継文書の保存年限の満了前においても総務課長と協議のうえ廃棄することができる。

3 課長は、第1項の規定により保存年限が満了した旨の通知を受けた引継文書のうち、歴史的又は文化的に価値があると認められるものについては、図書館に引き渡すものとする。

第6章 補則

(委任)

第47条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行前にこの訓令による改正前の日向市文書取扱規程の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、この訓令による改正後の日向市文書取扱規程の規定によりなされた処分、手続その他の行為とみなす。

(日向市提言書の受付等に関する事務取扱規程の一部改正)

3 日向市提言書の受付等に関する事務取扱規程(平成16年日向市訓令(甲)第9号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(日向市文書の整理及び保存に関する規程の一部改正)

4 日向市文書の整理及び保存に関する規程(昭和62年日向市訓令(甲)第11号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(地方公共団体組織認証基盤における日向市認証局鍵情報等利用規程の一部改正)

5 地方公共団体組織認証基盤における日向市認証局鍵情報等利用規程(平成16年日向市訓令(甲)第12号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

附 則(平成20年4月1日訓令(甲)第11号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成21年3月18日訓令(甲)第3号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成23年3月16日訓令(甲)第3号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成24年2月17日訓令第2号)

この訓令は、平成24年2月25日から施行する。

附 則(平成24年3月30日訓令第17号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成25年5月13日訓令第19号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成26年3月26日訓令第8号)

この告示は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年4月1日訓令第12号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成27年4月1日訓令第13号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成28年3月30日訓令第9号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年2月14日訓令第2号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月31日訓令第16号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成29年5月31日訓令第21号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成30年3月13日訓令第6号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成31年3月20日訓令第7号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

附 則(令和元年10月21日訓令第25号)

この訓令は、公表の日から施行する。

別表1(第9条関係)

1 例規文書

区分

記号

法規文書

条例

日向市条例

規則

日向市規則

公示文書

告示

日向市告示

公告

日向市公告

令達文書

訓令

日向市訓令

日向市達

指令

日向市指令

2 一般文書

部等

課等

記号

総合政策部

総合政策課

日総政

秘書広報課

日秘

地域コミュニティ課

日地

総務部

総務課

日総

防災推進課

日防

職員課

日職

財政課

日財

資産経営課

日資

市民環境部

税務課

日税

国民健康保険課

日国

市民課

日市

環境政策課

日環

健康福祉部

福祉課

日福

こども課

日こ

高齢者あんしん課

日高

いきいき健康課

日い

東郷病院

日東病

商工観光部

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日消署

細島支所

日細

岩脇支所

日岩

美々津支所

日美

別表2(第43条関係)

区分標準

保存期間

1 条例、規則で市長が署名したもの

2 訓令(甲)、訓令(乙)、その他の例規文書で重要なもの

3 議会に提出したもので重要なもの

4 カード、台帳等の帳票で特に重要なもの

5 諮問又は答申

6 所轄行政庁の令達、通牒その他の往復文書で特に重要なもの

7 議会の質疑に対する応答又は関係資料で特に重要なもの

8 契約で特に重要なもの

9 訴願、訴訟及び不服申立等に関するもの

10 学校、その他重要な機関の設置、廃止に関するもの

11 財産、公の施設及び市債に関するもの

12 行政に関する重要な統計、年報等

13 市長及び会計管理者の事務引継書

14 職員の進退、身分又は賞罰に関するもの

15 恩給に関するもの

16 各種行政委員会及び審議会等の委員の任免に関するもの

17 行政委員会及び審議委員会等の議事録その他重要な資料

18 職員及び行政委員会等の委員の履歴書

19 予算、決算又は出納に関するもので特に重要なもの

20 市史の編さん上参考となるべきもの

21 1から20までのほか、永久保存を必要と認めるもの

永年

1 訓令(甲)、訓令(乙)その他の例規文書で重要でないもの

2 議会に提出したもので重要でないもの

3 カード、台帳等の帳票で重要なもの

4 所轄行政庁の令達、通牒その他の往復文書で重要なもの

5 議会の質疑に対する応答又は関係資料で重要なもの

6 許可、認可、指令又は契約で重要なもの

7 予算、決算又は出納に関するもので重要なもの

8 報告、届出、復命又は調査で特に重要なもの

9 請願

10 建議又は陳情で特に重要なもの

11 全国市長会議又はこれに類する会議に関するもので特に重要なもの

12 職員の給与に関するもの

13 租税、その他各種公課に関する重要なもの

14 1から13までのほか、10年保存を必要と認めるもの

10年

1 カード、台帳等の帳票で重要でないもの

2 所轄行政庁の令達、通牒その他の往復文書で重要でないもの

3 議会の質疑に対する応答又は関係資料で重要でないもの

4 許可、認可、指令又は契約で重要でないもの

5 予算、決算又は出納に関するもので重要でないもの

6 報告、届出、復命又は調査で重要なもの

7 建議又は陳情で重要なもの

8 全国市長会議又はこれに類する会議に関する重要なもの及び県市町村間における課長会議又はこれに類する会議に関する重要なもの

9 職員の旅行命令

10 職員の諸届出書で重要なもの

11 租税、その他各種公課に関するもので重要でないもの

12 行政上必要な各種統計、年報等

13 重要な一般往復文書

14 日誌、その他職員の勤務に関する帳簿

15 広報に関するもので重要なもの

16 まつ消された印鑑登録原票

17 1から16までのほか、5年保存を必要と認めるもの

5年

1 報告、届出、申請、復命又は調査で軽易なもの

2 建議又は陳情で軽易なもの

3 全国市長会議又はこれに類する会議に関するもの及び県市町村間における課長会議又はこれに類する会議に関する軽易なもの

4 職員の諸届出書で軽易なもの

5 広報に関するもので軽易なもの

6 庁内通知又は回答文書

7 軽易な一般往復文書

8 1から7までのほか、2年又は1年の保管を必要と認めるもの

1年又は2年

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日向市文書取扱規程

平成19年9月25日 訓令甲第33号

(令和元年10月21日施行)

体系情報
第3類 行政通則/第2章 文書・公印・統計
沿革情報
平成19年9月25日 訓令甲第33号
平成20年4月1日 訓令甲第11号
平成21年3月18日 訓令甲第3号
平成23年3月16日 訓令甲第3号
平成24年2月17日 訓令第2号
平成24年3月30日 訓令第17号
平成25年5月13日 訓令第19号
平成26年3月26日 訓令第8号
平成27年4月1日 訓令第12号
平成27年4月1日 訓令第13号
平成28年3月30日 訓令第9号
平成29年2月14日 訓令第2号
平成29年3月31日 訓令第16号
平成29年5月31日 訓令第21号
平成30年3月13日 訓令第6号
平成31年3月20日 訓令第7号
令和元年10月21日 訓令第25号