(趣旨)

第1条　この訓令は、本市における文書事務の処理を適正かつ能率的に行うため、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書の処理及び取扱いの原則)

第3条　文書に関する事務処理は、原則として文書管理システムによって行うものとする。

(総務課長の職務)

第4条　総務課長は、この訓令に基づいて文書事務を統括する。

(課長の職務)

第5条　課長は、常に職員をして文書及び文書の取扱いについて習熟させ、随時、文書の処理状況を調査して、文書事務が確実かつ迅速に行われるよう努めなければならない。

(文書取扱責任者等)

第6条　課に文書取扱責任者及び文書整理担当者を置く。

(文書処理に必要な帳簿等)

第7条　文書処理のため作成する帳簿等は、次のとおりとする。

(文書の種類)

第8条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第9条　文書には、別表1に掲げる記号を記載し、及び次に定めるところにより番号を記載しなければならない。

(到達文書の取扱い)

第10条　本市に到達した文書は、総務課において受領し、次により処理しなければならない。

(休日等における文書等の受領)

第11条　休日及び勤務時間外に到達した文書は、守衛において受領するものとする。

(料金未納郵便物の取扱い)

第12条　料金の未納又は不足の郵便物が到達したときは、発信者が官公署であるもの又は公務に関するものと認められるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。

(配布文書の処理)

第13条　第10条の規定により配布を受けた文書(以下「配布文書」という。)は、文書整理担当者において受付印及び供覧印を当該文書の余白に押印するとともに、文書管理システムによって処理し、収受するものとする。ただし、配布文書のうち保存を要しない軽易なものにあっては、受付印のみ押印して文書番号を省略することができる。

(他課に関係ある文書)

第14条　他課に関係のある重要な文書は、文書取扱責任者においてその写しを作成し、関係課に配布するものとする。

(通信回線等の利用による収受)

第15条　通信回線等を利用して電子文書を各課が受信した場合において、当該電子文書のうちに文書取扱責任者が職務上必要と認めるものがあるときは、これを速やかに紙文書に出力し、当該文書について第13条の規定の例により収受の処理を行うものとする。

(起案)

第16条　起案は、文書管理システムによって処理し、次に掲げるところによらなければならない。ただし、収入支出等経理に関するもの又は請負契約等別に定めのあるものは、この限りでない。

(文書の左横書き)

第17条　文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(文書の敬称)

第18条　文書に用いる敬称は、原則として「様」とする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(決裁区分)

第19条　決裁区分の表示は、日向市事務決裁規程(平成18年日向市訓令(甲)第22号。以下「決裁規程」という。)の定めるところにより、次によるものとする。この場合において、押印を必要としない欄は、斜線等で消すものとする。

(取扱区分)

第20条　取扱区分の表示は、次に定めるところによるものとする。

(回議及び決裁)

第21条　起案文書は、決裁規程の定めるところにより、上司の決裁を受けなければならない。

(文書の認印)

第22条　文書の認印又は署名は、決裁伺書又は当該文書の所定欄にしなければならない。

(後閲)

第23条　上司の不在により代理処理した起案文書のうち重要なもの又は異例に属するものは、「後閲」と記載し、その上司が登庁後遅滞なく供覧しなければならない。

(起案文書の持回り)

第24条　起案文書のうち、急を要するもの、説明を要する重要なもの、異例に属するもの又は秘密に属するものは、課長又はその事案について十分説明することができる職員がこれを持ち回らなければならない。

(合議)

第25条　起案の内容が他の部又は課に関係がある場合は、次に定めるところに従い、当該起案文書を関係の部又は課に合議しなければならない。

(合議の調整)

第26条　起案文書を合議する場合は、当該事案に最も関係のある部又は課に合議するものとし、不必要な合議をすることのないように努めなければならない。

(事前の協議)

第27条　他の課の所掌事務に関係する事案について、第25条の合議にかえてあらかじめ関係課と協議し、又は文書の写しを送付して意見を求め、意見の調整を行うことができる。

(合議を受けた起案文書の処理)

第28条　合議を受けた起案文書は、速やかに処理しなければならない。この場合において、処理に日時を要するときは、その理由を担当課に通知しなければならない。

(総務課の合議)

第29条　次に掲げる起案文書は、総務課に合議しなければならない。

(市長又は副市長の決裁手続)

第30条　市長又は副市長の決裁を受ける起案文書の取扱いは、秘書広報課秘書係において行うものとする。ただし、持回りによる起案文書については、この限りでない。

(文書の施行)

第31条　決裁を受けた文書は、特に指示あるものを除き、直ちに施行しなければならない。

(発送文書の発信者名)

第32条　発送文書の発信者名には、法令等に特別の定めがあるもの又は市長が委任した事項を除き、市長名を用いるものとする。ただし、次の各号に掲げる文書には、当該各号に定める発信者名を用いることができる。

(発送文書の処理)

第33条　発送文書は、すべて上司の決裁を受けたものでなければならない。

(公印等)

第34条　発送文書には、公印及び契印を押印しなければならない。この場合において、文書整理担当者又は事案担当者は、発送文書に決裁済みの起案文書を添え、日向市公印規程(昭和40年日向市訓令第2号)第10条の規定により、公印管守者又は公印取扱主任から公印及び契印の使用の許可を受けなければならない。

(発送手続)

第35条　発送文書は、担当課において、その文書の封筒にあて先、文書の取扱いの課名、連絡先等を明記し、料金後納郵便差出票を添えて次項に定める曜日の午後2時30分までに総務課に送付しなければならない。ただし、やむを得ないときは、郵便切手を使用して送付することができる。

(総合行政ネットワーク文書の送信)

第36条　電子文書取扱主任は、前条第4項後段の規定により総合行政ネットワーク文書を送信する場合においては、これに電子署名を付与するものとする。ただし、軽易なものについては、電子署名を付与しないで送信することができる。

(庁内文書の発送)

第37条　庁内文書については、第35条の規定にかかわらず、担当課において発送するものとする。

(文書の保管及び保存の原則)

第38条　文書は、ファイル基準表に基づき常に整然と分類整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

(文書の保管)

第39条　文書は、次の各号の掲げる基準により主管課で保管するものとする。

(保管文書の移換え及び置換え)

第40条　保管文書の移換え及び置換えは、年度別に保存する文書にあっては毎年3月末日までに、歴年別に保存する文書にあっては毎年12月末日までに行わなければならない。

(文書の置換えの方法)

第41条　保管文書のうち、紙文書については、保存年限及び保存満了年月日別にフォルダーごと文書保存箱に収納して置き換えるものとする。

(置換え文書の引継ぎ)

第42条　課長は、前2条の規定により置き換えられた文書について、文書管理システムによるファイル目録を添えて総務課長に引き継がなければならない。

(保存期間)

第43条　文書の保存期間は、次の各号に掲げるとおりとし、その区分標準は、別表2に定めるところによる。

(保存文書の持出し等)

第44条　保存文書の持出し又は閲覧を受けようとする者は、総務課長(本庁以外の書庫に保存してある保存文書にあっては、総務課長が指定する課長をいう。次条において「総務課長等」という。)にその旨を申し出て、その承認を受けなければならない。

(書庫の管理)

第45条　総務課長等は、書庫の整理整頓に努めるものとする。

(文書の廃棄の決定)

第46条　課長は、第42条の規定により総務課長に引き継いだ文書(以下「引継文書」という。)の保存年限が満了し、総務課長からその旨の通知を受けたときは、当該引継文書を速やかに廃棄しなければならない。

(委任)

第47条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。