○日向市戸籍事務の電子計算機処理(戸籍総合システム)に伴うデータの保護及び管理に関する規程

平成10年12月21日

訓令(甲)第11号

(目的)

第1条 この規程は、日向市個人情報保護条例(平成18年日向市条例第57号)日向市個人情報保護条例施行規則(平成18年日向市規則第86号)及び日向市電子計算組織の管理運営に関する規程(平成21年日向市訓令(甲)第20号)に定めるもののほか、戸籍事務の電算処理に係るデータの保護及び適正な管理を図るため、必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍総合システム 戸籍事務を電算処理するための電子計算組織をいう。

(2) 記録媒体 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。

(3) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他の電算処理の要領及び仕様書をいう。

(対象)

第3条 この規程で対象とするデータは、戸籍総合システムの記録媒体に記録されたすべての情報及び入出力帳票(以下「戸籍データ」という。)とする。

(範囲)

第4条 電算処理による業務処理の範囲は、次のとおりとする。

(1) 戸籍届書に基づいて処理する戸籍の編製及び管理

(2) 戸籍の記録事項証明書の発行

(3) 戸籍附票の作成並びに謄本及び抄本の発行

(4) 除籍の管理並びに記録事項証明書、謄本及び抄本の発行

(5) 改製原戸籍の管理並びに謄本及び抄本の発行

(6) その他法令に定めのあるもの

(保護管理者)

第5条 戸籍データ、プログラム、ドキュメント等の的確な管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。

2 保護管理者は、市民課長をもって充てる。

(取扱責任者)

第6条 保護管理者を補佐するため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。

2 取扱責任者は、市民課市民窓口係長、支所長及び東郷地域振興課地域振興係長をもって充てる。

(会議)

第7条 次に掲げる事項について協議するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

(1) 戸籍データ保護及び管理に関する事項

(2) 戸籍データ保護に関する連絡調整

(3) その他、保護管理者が必要と認める事項

2 会議は、保護管理者及び取扱責任者をもって組織する。

3 会議は、必要に応じて保護管理者が招集する。

4 保護管理者は、必要があると認めるときは、会議に関係職員を出席させることができる。

5 会議の庶務は、市民課において処理する。

(戸籍データの管理)

第8条 保護管理者、取扱責任者及び戸籍事務に従事する職員(以下「取扱担当者」という。)は、戸籍データの取扱いにあっては厳正かつ適切に管理し、個人情報の保護に努めなければならない。

(記録媒体及びドキュメントの管理)

第9条 取扱責任者は、戸籍データに関する記録媒体を施錠のできる所定の場所に保管するとともに、厳正に管理しなければならない。

2 記録媒体を廃棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。

3 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。また、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄の際には、保護管理者の許可を受けなければならない。

(運用)

第10条 保護管理者は、電算処理の運用にあっては、個人情報の保護のため適正かつ慎重な措置を講じなければならない。

2 保護管理者は、戸籍総合システムに係る端末機の管理にあたっては、取扱担当者に対してのみ自己暗証番号(以下「自己パスワード」という。)を与え、その自己パスワード及び保護管理者のみが与えられる保護管理者暗証番号(以下「管理パスワード」という。)を用いて取扱担当者以外の者が端末機の操作ができないように管理しなければならない。

3 保護管理者は、管理パスワード及び自己パスワードは、秘密事項とし、取扱担当者にあっても使用する自己パスワードは秘密事項としなければならない。

4 保護管理者は、戸籍総合システムの適切な運用をするために、戸籍データの管理状況及びプログラムの動作状況について、定期的又は随時に点検をしなければならない。

5 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表に掲げる戸籍総合システムに係る機器、ソフトウェア等を適正に管理しなければならない。

6 保護管理者は、戸籍データの保護を図るため、取扱担当者に対して研修を実施しなければならない。

7 保護管理者は、取扱責任者に各端末機における各処理ごとの自己パスワード使用状況を定期的に調査させ、端末機操作の適正化と正確性を確保するとともに、取扱担当者に対して端末機操作に関する研修を実施しなければならない。

8 保護管理者は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めのない事項を入出力データの対象にしてはならない。

9 保護管理者は、戸籍データを戸籍事務以外の業務に使用し、又は使用させてはならない。

10 取扱責任者は、入出力された戸籍データが不要になった時点で、速やかに裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。

(端末機の設置場所)

第11条 保護管理者は、戸籍業務に使用できる端末機を指定し、市民課、支所及び東郷総合支所の受付カウンターから離れた場所に設置するものとする。この場合において、来庁者、他部署の職員その他の取扱担当者以外の者がその内容を閲覧できないよう配慮しなければならない。

(委託者の責務)

第12条 保護管理者は、戸籍総合システムの維持管理、仕様の変更等の電算処理に関する業務を委託しようとする時は、その受託者が知り得た事項を不当な目的に使用することを防止するため、受託者に対し、戸籍データ管理の施設及び体制並びに当該業務を行う場所、体制等を適正なものとさせるとともに、これに違反した場合の責任を明確にするなどの十分な措置を講じなければならない。

(提供の禁止)

第13条 戸籍データは、法令に定めがある場合を除き、外部に提供してはならない。

(委任)

第14条 この規程に定めるもののほか、戸籍総合システムの管理運営に関し必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

この訓令は、戸籍法(昭和22年法律第224号)第117条の2の規定による法務大臣の指定の日から施行する。

附 則(平成18年2月24日訓令(甲)第9号)

この訓令は、平成18年2月25日から施行する。

附 則(平成18年4月1日訓令(甲)第27号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年8月6日訓令(甲)第30号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成21年6月24日訓令(甲)第10号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成21年9月30日訓令(甲)第20号抄)

(施行期日)

1 この訓令は、平成21年10月1日から施行する。

附 則(平成23年3月16日訓令(甲)第3号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成24年2月17日訓令第2号)

この訓令は、平成24年2月25日から施行する。

附 則(平成25年3月28日訓令第6号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

日向市戸籍事務の電子計算機処理(戸籍総合システム)に伴うデータの保護及び管理に関する規程

平成10年12月21日 訓令甲第11号

(平成25年4月1日施行)

体系情報
第3類 行政通則/第4章 広報・情報
沿革情報
平成10年12月21日 訓令甲第11号
平成18年2月24日 訓令甲第9号
平成18年4月1日 訓令甲第27号
平成19年8月6日 訓令甲第30号
平成21年6月24日 訓令甲第10号
平成21年9月30日 訓令甲第20号
平成23年3月16日 訓令甲第3号
平成24年2月17日 訓令第2号
平成25年3月28日 訓令第6号