○日向市戸籍事務取扱規程

平成12年6月1日

訓令(甲)第6号

(趣旨)

第1条 市民課、支所及び東郷総合支所の戸籍に関する事務の取扱いについては、法令その他別に定めがあるもののほか、この規程の定めるところによる。

(指揮監督)

第2条 支所及び東郷総合支所(以下「支所等」という。)の戸籍事務担当者は、戸籍事務に関しては戸籍法(昭和22年法律第224号)第3条の規定によるほか、市長及び市民課長の指揮監督を受けるものとする。

(帳簿の保存)

第3条 戸籍簿、除籍簿、改製原戸籍、戸籍の附票、除かれた戸籍の附票、改製された戸籍の附票、戸籍見出帳及び除籍・改製原戸籍見出帳は、市民課及び東郷総合支所で保存し、その保存年限は、法令の定めるところによる。

2 支所等において保存する帳簿等は、別表第1に掲げるとおりとし、その保存年限は、法令の定めるところによる。

(事務の内容)

第4条 支所等が取り扱う事務の内容は、別表第2に掲げるとおりとする。

(ファクシミリの利用)

第5条 ファクシミリの設置場所は、別表第3に掲げるとおりとし、ファクシミリを利用して取り扱う事務の範囲は、別表第4に掲げるとおりとする。

(届書の送信及び審査)

第6条 支所等に戸籍の届出があったときは、直ちに届書及び添付書類(以下「届書等」という。)の写しをファクシミリにより市民課へ送付しなければならない。

2 送信を受けた市民課は、当該届書等の写しにより審査を行い、受理又は不受理の決定を行うとともに、当該支所等にその旨を連絡しなければならない。

3 前項の規定により受理することを決定した届書は、市民課において届出内容を戸籍へ記録し、受理番号を付するものとする。

(保管及び処理)

第7条 前条第2項の規定により支所等で受理した届書等は、支所等において当該支所等名を表示し、受領番号を記載したうえで戸籍届出受領確認簿に記入し、市民課に引き継ぐまで支所等で保管しなければならない。

2 支所等において受領した戸籍の届書で本市に住所を有する者に係るものについては、市民課において住民票への記録を行う。

(届書の送付及び処理)

第8条 支所等で受領した届書等は、支所等に備え付ける戸籍届書受領書に所要事項を記入のうえ、速やかに市職員をもって市民課へ送致するとともに、書類の授受を戸籍届書受領書により明確にしておかなければならない。

2 支所等から市民課に送付された届書等は、直ちに第6条第3項により付した受理番号を記入し、戸籍の記載処理後、市民課において保管する。

3 戸籍に記載を要しない届書等についても、市民課において保管する。

4 第6条第1項の規定により送信された届書の写し及び添付書類の写しは、届書が第1項の規定により送付された後、市民課において照合のうえ、砕断機を使用して廃棄しなければならない。

(戸籍謄抄本の交付)

第9条 戸籍謄抄本等(戸籍、除籍、改製原戸籍の謄本、抄本及びこれに関連するものをいう。以下同じ。)の交付は、請求を受けた市民課及び支所等において行う。ただし、多機能端末機(本市の電子計算組織と電気通信回線により接続された端末機で、証明書を発行する機能を有するものをいう。)において、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第7項に規定する個人番号カード(電子署名等に係る地方公共団体情報システム機構の認証業務に関する法律(平成14年法律第153号)第22条第1項に規定する利用者証明用電子証明書が記録されたものに限る。)を使用することにより交付する場合は、この限りではない。

(戸籍謄抄本の作成)

第10条 戸籍謄抄本等は、戸籍総合システムにより作成する。ただし、戸籍総合システムに記載されていない戸籍に係る支所等における戸籍謄抄本等の作成は、次のとおりとする。

(1) 請求書をファクシミリにより市民課へ送信する。

(2) 市民課においては、送信された請求書を確認のうえ、交付請求を受けた支所等に対して、戸籍等の写しをファクシミリにより送信する。

(3) 支所等は、前号の送信された戸籍等の写しを、戸籍法施行規則(昭和22年省令第94号)第12条及び第14条に定めるところにより、市長印を押印して、戸籍謄抄本等として作成する。

(請求書の保存)

第11条 戸籍謄抄本等の請求書は、市民課及び支所等でこれをつづり、交付簿として必要な期間保存しなければならない。

(帳簿の廃棄)

第12条 保存年限が経過した帳簿は、市民課及び支所等において、それぞれ砕断機を使用して、又は焼却する方法を用いて廃棄しなければならない。

(通知)

第13条 支所等の戸籍謄抄本等の交付に関する統計は、当月分を翌月7日までに市民課に通知するものとする。

(官公署に対する送付簿)

第14条 戸籍関係書類等の宮崎地方法務局延岡支局に対する送付及び次に掲げる通知等は、市民課において行う。

(1) 戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号)第65条の規定による通知

(2) 相続税法(昭和25年法律第73号)第58条の規定による通知

(3) 人口動態調査令(昭和21年勅令第447号)第3条及び第5条の規定による調査票の作成及び報告

(4) その他官公署に対する申請及び報告

(埋火葬許可証等の交付)

第15条 埋火葬の許可証及び日向地区斎場東郷霊苑使用許可証は、死亡届又は死産届を受理した市民課又は支所等で交付する。

附 則

この訓令は、平成12年6月1日から施行する。

附 則(平成18年2月24日訓令(甲)第9号)

この訓令は、平成18年2月25日から施行する。

附 則(平成19年6月8日訓令甲第26号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成24年2月17日訓令第2号)

この訓令は、平成24年2月25日から施行する。

附 則(令和元年10月11日訓令第24号)

この訓令は、令和元年11月1日から施行する。

別表第1(第3条関係)

支所等において保存する帳簿(戸籍集中化以前に使用したもの)

名称

帳簿書類保存簿

帳簿書類点検引継簿

戸籍に関する訓令・引継ぎ書類つづり

印鑑簿

支所等の戸籍事務取扱報告帳簿書類廃棄決定書類つづり

戸籍に関する統計書類つづり

戸籍に関する通達・回答書類つづり

戸籍事務協議会及び決議に関する書類つづり

戸籍発収簿

戸籍に関する謄抄本交付簿・証明書交付簿

別表第2(第4条関係)

支所等において取り扱う事務

取扱事務所

事務の内容

支所等

1 戸籍届の受領、審査、返送、返戻

2 戸籍謄抄本の請求

3 戸籍届出受理証明書の受付、交付

4 身分証明書の請求の受付、交付

5 戸籍の附票の写し等の請求の受付、交付

6 埋火葬許可申請等の受付、許可証の交付

7 日向地区斎場東郷霊苑使用許可申請の受付、許可証の交付

8 住民に対する戸籍の指導、相談

別表第3(第5条関係)

ファクシミリの設置場所

名称

位置

市民課

日向市本町10番5号

細島支所

日向市大字日知屋3379番地5

岩脇支所

日向市大字平岩737番地2

美々津支所

日向市美々津町3432番地1

東郷総合支所

日向市東郷町山陰丙1374番地

別表第4(第5条関係)

ファクシミリにより取り扱う事務

事務の種類

事務の内容

戸籍関係

戸籍届の受領審査に必要とする文書

その他

1 戸籍附票の写し等

2 その他の証明書

3 端末機及びプリンターが故障した際の住民票の写し等

4 1から3までに掲げた事務に係る請求書

日向市戸籍事務取扱規程

平成12年6月1日 訓令甲第6号

(令和元年11月1日施行)