(趣旨)

第1条　市民課、支所及び東郷総合支所の戸籍に関する事務の取扱いについては、法令その他別に定めがあるもののほか、この規程の定めるところによる。

(指揮監督)

第2条　支所及び東郷総合支所(以下「支所等」という。)の戸籍事務担当者は、戸籍事務に関しては戸籍法(昭和22年法律第224号)第3条の規定によるほか、市長及び市民課長の指揮監督を受けるものとする。

(帳簿の保存)

第3条　戸籍簿、除籍簿、改製原戸籍、戸籍の附票、除かれた戸籍の附票、改製された戸籍の附票、戸籍見出帳及び除籍・改製原戸籍見出帳は、市民課及び東郷総合支所で保存し、その保存年限は、法令の定めるところによる。

(事務の内容)

第4条　支所等が取り扱う事務の内容は、別表第2に掲げるとおりとする。

(ファクシミリの利用)

第5条　ファクシミリの設置場所は、別表第3に掲げるとおりとし、ファクシミリを利用して取り扱う事務の範囲は、別表第4に掲げるとおりとする。

(届書の送信及び審査)

第6条　支所等に戸籍の届出があったときは、直ちに届書及び添付書類(以下「届書等」という。)の写しをファクシミリにより市民課へ送付しなければならない。

(保管及び処理)

第7条　前条第2項の規定により支所等で受理した届書等は、支所等において当該支所等名を表示し、受領番号を記載したうえで戸籍届出受領確認簿に記入し、市民課に引き継ぐまで支所等で保管しなければならない。

(届書の送付及び処理)

第8条　支所等で受領した届書等は、支所等に備え付ける戸籍届書受領書に所要事項を記入のうえ、速やかに市職員をもって市民課へ送致するとともに、書類の授受を戸籍届書受領書により明確にしておかなければならない。

(戸籍謄抄本の交付)

第9条　戸籍謄抄本等(戸籍、除籍、改製原戸籍の謄本、抄本及びこれに関連するものをいう。以下同じ。)の交付は、請求を受けた市民課及び支所等において行う。ただし、多機能端末機(本市の電子計算組織と電気通信回線により接続された端末機で、証明書を発行する機能を有するものをいう。)において、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第7項に規定する個人番号カード(電子署名等に係る地方公共団体情報システム機構の認証業務に関する法律(平成14年法律第153号)第22条第1項に規定する利用者証明用電子証明書が記録されたものに限る。)を使用することにより交付する場合は、この限りではない。

(戸籍謄抄本の作成)

第10条　戸籍謄抄本等は、戸籍総合システムにより作成する。ただし、戸籍総合システムに記載されていない戸籍に係る支所等における戸籍謄抄本等の作成は、次のとおりとする。

(請求書の保存)

第11条　戸籍謄抄本等の請求書は、市民課及び支所等でこれをつづり、交付簿として必要な期間保存しなければならない。

(帳簿の廃棄)

第12条　保存年限が経過した帳簿は、市民課及び支所等において、それぞれ砕断機を使用して、又は焼却する方法を用いて廃棄しなければならない。

(通知)

第13条　支所等の戸籍謄抄本等の交付に関する統計は、当月分を翌月7日までに市民課に通知するものとする。

(官公署に対する送付簿)

第14条　戸籍関係書類等の宮崎地方法務局延岡支局に対する送付及び次に掲げる通知等は、市民課において行う。

(埋火葬許可証等の交付)

第15条　埋火葬の許可証及び日向地区斎場東郷霊苑使用許可証は、死亡届又は死産届を受理した市民課又は支所等で交付する。